Діловий лист із чернетки: перетворіть нотатки на ввічливий email
Готовий промпт для ШІ: перетворює ваші нотатки на діловий лист українською з темою, чітким проханням і ввічливим тоном. Копіюйте й підставляйте дані.
До чого цей промпт
Цей промпт допомагає за хвилину перетворити хаотичні нотатки на готовий лист, який не соромно надіслати колезі чи клієнтові. Ви задаєте мету й тон, а модель бере на себе структуру: тему, суть у перших реченнях, чітке прохання з терміном і ввічливе завершення.
Він корисний, коли треба швидко відповісти на складну ситуацію: нагадати про оплату, перенести зустріч, відмовити без образ або попросити про послугу. Окремий пункт про уточнювальні запитання захищає від вигаданих деталей: якщо даних бракує, модель спершу запитає, а не домислить.
Промпт
Ти досвідчений редактор ділового листування українською мовою.
Ситуація: я пишу [кому: колега / клієнт / керівник / партнер] з приводу [тема].
Моя мета: [чого хочу домогтися: узгодити дату, отримати відповідь, нагадати про оплату тощо].
Мої нотатки (можуть бути хаотичними):
[вставте нотатки]
Завдання:
1. Запропонуй коротку тему листа.
2. Напиши лист обсягом до [120] слів: привітання, суть у перших двох реченнях, чітке прохання з бажаним терміном, подяка.
3. Тон: [нейтрально-ввічливий / теплий / стриманий].
4. Не вигадуй фактів, яких немає в моїх нотатках. Якщо бракує даних, постав мені до трьох уточнювальних запитань замість того, щоб додумувати.
5. Наприкінці запропонуй коротшу версію на 2–3 речення.Текст у квадратних дужках замініть своїми даними.
Як використовувати
Скопіюйте промпт у чат і замініть текст у квадратних дужках: вкажіть, кому ви пишете, чого хочете домогтися й вставте свої нотатки. Нотатки можуть бути у вигляді списку думок, уривків переписки чи навіть голосової розшифровки.
Перегляньте відповідь, перш ніж надсилати: перевірте імена, дати, суми й терміни. Якщо тон не підходить, напишіть другим повідомленням «зроби теплішим» або «зроби коротшим» — модель підправить текст, не починаючи спочатку.
Приклад відповіді
Тема: Узгодження дати передачі макетів
Доброго дня, Олено! Дякую за швидку відповідь минулого тижня. Хочу уточнити: чи зможемо ми передати фінальні макети до 18 листопада? Це дозволить команді розробки вчасно почати верстку. Якщо дата не підходить, підкажіть, будь ласка, найближчий зручний для вас день.
З повагою, [ваше ім’я]
Це лише орієнтир за структурою: відповідь моделі щоразу трохи інакша.
Поради
- Чим конкретніша мета, тим точніший лист: «отримати відповідь до п’ятниці» працює краще, ніж «нагадати про себе».
- Додайте, як ви зазвичай звертаєтеся до адресата («ви» чи «ти», по імені чи по батькові), щоб модель не вгадувала.
- Для чутливих листів (відмова, скарга, нагадування про борг) попросіть дві версії з різним тоном і оберіть ту, яка звучить як ви.
- Не вставляйте в чат конфіденційні дані клієнтів, номери карток чи паролі.
Часті запитання
Чи можна використовувати цей промпт для листів англійською?
Так. Замініть у першому рядку «українською мовою» на «англійською мовою» й вкажіть рівень формальності. Якщо ви не впевнені в результаті, попросіть модель додати коротке пояснення, чому вона обрала саме такі формулювання.
Як зробити так, щоб лист звучав як я, а не як шаблон?
Додайте до промпта 2–3 ваші попередні листи зі словами «пиши в такому стилі» й вставте їх під нотатками. Модель підлаштується під довжину речень і звертання, які ви використовуєте.